关于儋州市人大常委会机关收文办理程序的规定

（2012年7月12日儋州市第十四届人民代表大会常务委员会主任会议第六次会议通过）

收文办理是一项涉及整个机关的工作，必须坚持准确、及时、高效、安全的原则。为了做好儋州市人大常委会机关收文办理工作，使之科学化、制度化、规范化，特制定本规定。

一、本规定所称机关收文主要指从市机要科收进的外部机关递送的文件、电报、信函、内部刊物、资料等文件材料。收文处理由秘书科负责。常委会各工委（室）、办公室各科室指定的专人负责接收职责范围内的外部来文，协助做好收文处理工作。

二、从市机要科取回的各种文件材料，首先由秘书科进行初步的整理，除一般性的内部刊物、资料、抄送件和直接标明送个人、部门的信函、文件不需登记外，其余所有来文、来函、来电以及机密以上的文电，均编号登记，并根据来文不同的办理要求分出阅件和办件，进行分类处理。

三、阅件。必须送给一定范围领导和有关部门阅知但不需审批的公文为阅件，办理流程分为确定分送范围、分送、传阅、清退。

（一）确定分送范围。阅件来文登记后，由秘书科根据文件保密要求、领导同志的分工和机关各部门、各科室的职责范围确定分送范围，做到不漏送、不错送、不扩大缩小范围送文。重要文件的分送范围由分管副秘书长确定。确定后的分送范围如无特殊情况，一般不宜随意变动。

（二）分送。普发性文件在份数允许的情况下，要保证送阅范围内的每位领导和每个单位各有一份；在份数较少但允许复印的情况下，应复印足够的份数分送。并在文件右上角用铅笔小字注明发送范围。各工委（室）、办公室各科室指定专人负责接收文件，“三密”文件必须签收，负责退回。

（三）传阅。机要电报和其他批注传阅的非普发性文件在份数较少又不宜复印的情况下，采用传阅的形式处理。传阅应按规定确定传阅范围，在阅件上分别附上常委会领导阅文单、办公室领导阅文单、各工委（室）阅文单等，由秘书科填上文件名称、注明该件传阅范围，秘书长阅签后呈送。

为提高文件传阅的运转速度，避免阅件延误，传阅不需按排名顺序呈送，采取谁方便谁先看的方式。秘书科要注意掌握文件去向，设立传阅去向登记表，注明传阅件的内容、范围、起始日期及去向，以便掌握传阅进度，避免漏传、误传或延误。必要的时候进行催阅，并及时回收已传阅完毕的文件。

要注意做好补送阅文工作。领导出差或因事没有看到的阅件，过后要及时补送传阅。领导同志及其他有关人员阅看文件后，应在阅文单上签名，以示负责。传阅还要注意做好对领导批示的办理工作，某些阅件上领导有批示，则转为办件，有关人员应尽可能在当日送秘书科，秘书科按领导批示要求及时将办件转有关部门办理。

（四）清退。传阅件阅完后收回秘书科专柜集中保管，不可积压，特别是领导有批示的阅件，要将原件收回存档备查。

四、办件。需要回答、批复、汇报、反馈结果的公文办件。办件的办理流程分为填写办文卡片、注办请办、分送、承办、催办。

（一）填写办文卡片。办件来文登记后，秘书科在办文卡片上填写来文单位、收文日期、办文编号、文件标题、密级、份数后提出拟办意见，交秘书长审签。

（二）注办、请办。秘书科应对办件进行细阅，根据来文的性质、内容及本单位内部职责的划分，注请秘书长批示。注办一般应提出由哪一部门处理及如何处理的拟办意见，必要时附有关背景材料，供领导审批时参考。对某些分工不明，或者情况不清而难以批注的文件，事先应与有关部门联系研究，或者情况不清而难以批注的文件，事先应与有关部门联系研究，或者请示领导，避免因批注不准而往返周折 ，失时误事。办件提出拟办意见后，由秘书科呈送秘书长批示并送交分管常委会领导批转业务部门办理，或呈送常委会主要领导审示。

（三）分送。根据领导的批示，秘书科应尽快将办件送交办理该件的部门，各部门应马上办理，不得延误推诿。如认为该件不属本部门的业务范围，应与秘书部门联系，说明情况，退回办件。

（四）承办。文件交办后，有关部门、科室要指定经办人员，认真负责地主动承办。办理中，要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内的可以答复办理的事项，应直接办理，同时将办理结果告知秘书部门；凡涉及其他部门的事项，应主动会同其他部门协商办理。一般文件，要求一周内办完，急件、要件和签发过程中的文件，随到随办。

（五）催办。以市人大常委会或办公室名义办理的文件，由办公室秘书科催办。以工委（室）名义办理的文件，由各工委（室）负责催办。秘书科建立“批办件流程登记表”，登记办件来文时间、标题、领导批示、办理部门、办理结果等情况，并注意与业务部门保持联系，需要秘书科协调反馈的，要协助做好工作。对一般文件定期催办、查办，紧急重要公文及时重点催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。